【フリーランス翻訳者のスケジュール管理】複数の取引先に公開できるGoogleカレンダーの使い方

翻訳に役立つツール


翻訳者の皆さんはどのようにしてスケジュール管理を行っているのでしょうか。

私は Google カレンダーを使用しています。そして、複数の取引先がいつでも確認できるようにカスタマイズして公開しています。もちろん、個人情報や機密情報は伏せています。この方法では、次のメリットがあります。

  • 休みの予定を取引先に報告する必要がない
  • スケジュールに沿った納期・分量の案件打診のみを受けられる
  • 外出先でもスマホで予定を編集できる

この方法を利用すると、無駄な案件打診がなくなり、スケジュール管理の手間が減るため、取引先・翻訳者の双方にメリットがあると思われます。特に、取引先が一社ではなく複数の場合に便利です。

一般公開する Google カレンダーのつくり方

Google カレンダーは、Google アカウントがあれば無料で簡単に利用できます。

手順の概要

初期設定の詳細は忘れてしまったため、設定の概要のみを紹介します。詳しくは、Google のヘルプページをご覧ください。この設定はスマホ アプリから行うことができないため、PC から操作する必要があります。

  1. 共有するカレンダーを作成する
  2. 共有する「マイカレンダー」のアクセス権限の設定で、[一般公開して誰でも利用できるようにする] のチェックボックスをオンにするここで、公開する範囲は、「閲覧権限(すべての予定の詳細)」とします。すべての詳細を公開する以上、このマイカレンダーには機密情報を掲載しないよう注意する必要があります。
  3. [共有可能なリンクの取得] をクリックして表示される URL をメモします。

この URL を取引先に通知すれば、誰でもカレンダーを閲覧できるようになります。ただし、この URL でカレンダーを表示するためには、Google アカウントにログインしている必要があるようです。そこでお勧めするのは、次の方法です。

自サイトのページにカレンダーを表示する

ウェブサイトをお持ちの方は、自サイトのページにこの Google カレンダーを埋め込むこともできます。こうすると、Google アカウントにログインしなくてもカレンダーを表示することができます。また、共有用 URL は少し長いため、短くすることもできます。この設定の詳細については、こちらの Google のヘルプページをご覧ください。

このページには、取引先が翻訳案件を紹介する際に参考になる情報を掲載することもできます。作業可能な分量、休日、得意分野、作業環境などを明示しておくと良いかもしれません。

なお、このページは検索エンジンで表示されないよう、非公開(noindex)にすることをお勧めします。

公開できないスケジュール管理

ちなみに私の場合、Google スケジュール上には適当な番号を付け、公開できない関連情報を Excel で管理しています。取引先名、納期、分量、単価、報酬額などをメモし、支払明細と突き合わせて確認できるようにしています。

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